Onboarding kluczowym elementem rekrutacji – wywiad z Anną Pawłowską-Żyłą

onborading-simply-talented

Onboarding jest jednym z kluczowych elementów procesu rekrutacji. Można go porównać do przywitania gościa, który po pierwszym spotkaniu powinien poczuć się jak w domu, a także od razu mieć przekonanie, że trafił w odpowiednie miejsce. Zapraszamy do przeczytania wywiadu z Anną Pawłowską- Żyłą — HR Menadżer, która m.in. zajmuje się onboardingiem w firmie Dover Fueling Solutions.

Pierwszy dzień w pracy to dla wielu osób stres, więc zadbajmy o naprawdę dobry Onboarding Experience tak, żeby nasz nowy pracownik od razu czuł, że jest częścią wartościowej organizacji. Od dobrze przeprowadzonego onboardingu zależy czy nowo przyjęta osoba zdecyduje się związać z firmą na dłużej i jak mocno będzie zaangażowana w swoją pracę. Znamienny jest również wpływ onboardingu na zaangażowanie zatrudnionego kandydata oraz dalszą motywację do pracy. Niewłaściwie przeprowadzony onboarding sprawia, że w ciągu pierwszego roku pracodawcy tracą aż 25% nowozatrudnionych osób.

Proces onboardingu w firmie Dover Fueling Solutions zainspirował nas, ponieważ jest prowadzony w sposób przemyślany, a dowodem tego są wysokie oceny wystawione przez pracowników. O jego efektywności świadczy m.in. obniżenie rotacji wśród nowo zatrudnionych pracowników. Wielu z nich również zadeklarowało, że są zadowoleni z pracy po pierwszych trzech miesiącach zatrudnienia. Dane te uzyskiwane zostały z przeprowadzonych ankiet, które wypełniają nowo zatrudnieni pracownicy.

Simply Talented: Anno, przedstaw się proszę i powiedz nam, czym się zajmujesz.

Anna Pawłowska-Żyła: Jestem HR Managerem w Dover Fueling Solutions. W firmie odpowiadam za wszystkie działania związane z aktywnościami HR-owymi. Moim oczkiem w głowie są aktualnie rekrutacja i onboarding. Rynek IT jest bardzo wymagający. Każdy, kto ma z nim styczność wie, jak ciężko jest znaleźć właściwą osobę, a następnie sprawić, żeby została w firmie na dłużej.

ST: Czym zajmuje się Dover Fueling Solutions?

A.P.: Firma DFS dostarcza innowacyjne oprogramowanie oraz rozwiązania hardwarowe, które wykorzystywane są przez duże, globalne marki działające w branży paliwowej. Odbiorcami naszych rozwiązań są między innymi takie firmy jak Shell czy BP.

ST: Ile osób pracuje w DFS, w jakich technologiach?

A.P.: W DFS w Krakowie pracuje ponad 60 inżynierów i ten zespół ciągle rośnie. Nasze produkty tworzone są przy wykorzystaniu najnowszych technologii. Piszemy głównie w technologiach Microsoftowych, nasze programy i aplikacje działają w oparciu o chmurę Azure, .Net, C# oraz Angular. Projekty realizujemy w metodologii Agile.

ST: Wróćmy w czasie do 2020 roku, do początków Covid. Jak poradziliście sobie w czasie pandemii, co się zmieniło w funkcjonowaniu Dover Fueling Solutions?

A.P.: Pandemia zdecydowanie wpłynęła na funkcjonowanie naszego zespołu. Już przed pandemią, praca zdalna była popularna wśród naszych pracowników. Natomiast nagłe przejście prawie całego biura na pracę z domu, spowodowało rozluźnienie relacji między pracownikami i wzrost poczucia izolacji. Wiele osób wskazywało, że tęskni za wspólną kawą i rozmowami w kuchni. Przeanalizowaliśmy dokładnie sytuację, wprowadziliśmy środki ochrony osobistej i daliśmy możliwość pracy z biura grupie pracowników. Tym, którzy bezpieczniej czuli się domu, umożliwiliśmy zabranie potrzebnego sprzętu i wyposażenia. Reagowaliśmy na bieżąco, dostosowując się do oczekiwań pracowników i aktualnej sytuacji epidemiologicznej, tworząc rozwiązania szyte na miarę. Aktualnie nasi pracownicy pracują w modelu hybrydowym.

ST: A co z wprowadzaniem zrekrutowanych pracowników? Czy wprowadziliście nowe elementy do procesu onboardingu? Co się zmieniło w dotychczasowym podejściu?

A.P.: Dzięki pandemii wprowadziliśmy szkolenia BHP on-line i tak już raczej pozostanie. Rozważaliśmy wysyłanie sprzętu kurierem do naszych nowych pracowników. Natomiast, za zgodą obu stron, zdecydowaliśmy się na spotkanie osobiste w celu przekazania niezbędnych narzędzi do pracy, oczywiście w pełnym reżimie sanitarnym. Nasi nowi pracownicy sygnalizowali, że chcieliby chociaż raz zobaczyć biuro i nowego szefa na własne oczy. Stałym punktem było też wyjście z managerem do jednej z okolicznych restauracji. W czasie pandemii zostało to zastąpione wspólnym lunchem w firmowej kuchni.

ST: Jak wyglądał Twój pierwszy zdalny onboarding? Jak on wypadł, czy osoba onboardowana przekazała Ci jakiś feedback?

A.P.: Nasz onboarding nigdy nie był w 100% zdalny. Był częściowo zorganizowany zdalnie, czyli np. wspomniane szkolenie BHP, szkolenie wstępne czy też instruktaż stanowiskowy. Natomiast spotkanie pracownika z Managerem czy też z HR Managerem było już jak najbardziej realne. Odbywało się ono w wydzielonej przestrzeni biurowej, gdzie obie strony mogły czuć się bezpiecznie. Podczas spotkania prezentowane były nowemu pracownikowi informacje o firmie, poznawał on zespół, mógł usiąść przy swoim biurku, a także rozejrzeć się po biurze i skorzystać np. ze strefy relaksu. Osoby onboardowane po 3 miesiącach wypełniały ankietę — jak dotąd 100% osób na nią odpowiedziało i wiele spośród nich wspominało o tym, że forma onboardingu, jaką wprowadziliśmy w DFS im bardzo odpowiadała. I to zarówno elementy zdalne, jak i onboarding zorganizowany w biurze.

ST: Kiedy właściwie zaczyna się onboarding w Dover Fueling Solutions, a kiedy kończy?

A.P.: Niektórzy twierdzą, że onboarding zaczyna się od momentu podpisania umowy, a kończy w momencie, gdy pracownik jest już przeszkolony przez HR oraz zespół i potrafi samodzielnie działać w strukturach firmy. Dla mnie onboarding zaczyna się już w momencie akceptacji przez kandydata oferty pracy. Często jest tak, że kandydat ma jeszcze dodatkowe pytania, które pojawiły się po akceptacji oferty. Przeważnie dotyczą tzw. prozy życia, czyli formularzy do wypełnienia czy badań wstępnych. Chcemy też, aby kandydat czuł się przez nas wyczekiwany. Onboarding też nie kończy się po pierwszym dniu. Zwłaszcza w czasach pandemii, chcemy mieć pewność, że nowy pracownik poznał, nie tylko swój team, ale również pozostałe osoby z firmy. Organizujemy wirtualne ,,morning coffie”, podczas których nowy pracownik ma okazję poznać więcej osób, a dotychczasowi pracownicy, zobaczyć ,,nową twarz”. Czasem już na takim krótkim spotkaniu odkrywane są nowe pasje. Znaczącą rolę w onboardingu odgrywa również manager i tzw. buddy. Manager wprowadza nowego pracownika w projekt, w firmę, w zespół, a także upewnia się, że ma wszystko, co potrzeba, aby rozpocząć pracę. Dział HR kilkukrotnie, formalnie i mniej formalnie, kontaktuje się z pracownikiem, aby upewnić się, że ma wszystko, co jest mu potrzebne, a przede wszystkim czuje się w firmie dobrze. Moim zdaniem to, jak szybko nowy pracownik zżyje się z zespołem i poczuje się jego częścią, wpływa na rotację w pierwszych kilku miesiącach. Podczas rekrutacji mieliśmy sporo kandydatów, którzy mówili, że w czasie izolacji nie poczuli związku z dotychczasową firmą i łatwiej było im odejść.

ST: Dlaczego Dover? Dlaczego przyszli pracownicy powinni się związać właśnie z tą firmą?

A.P.: Firma Dover jest wyjątkowym miejscem. Nasi pracownicy mają szansę pracować nad rozwojem innowacyjnych rozwiązań hardwarowych oraz softwarowych, które są wykorzystywane przez dużych globalnych graczy w branży paliwowej. Zespoły nie są duże. Obecnie w centrum pracuje około 60 osób. Pracownicy mają wpływ na rozwój produktów, oprogramowania, są w stanie sugerować nowe rozwiązania, uczyć się nowych technologii. Jest to miejsce, które nie ma wielopoziomowej struktury, nie ma ciągłych “approvali”. Działamy trochę jak start-up, ale w stabilnej firmie, która wprowadza najnowocześniejsze rozwiązania na rynku od ponad 30 lat. Ponadto zapewniamy stabilne zatrudnienie, posiadamy środki na rozwój pracowników i oferujemy wiele dodatkowych benefitów. Uważam, że jest to ciekawe miejsce dla programistów, którzy chcą rozwijać się w tworzeniu aplikacji opartych na Windowsie: korzystamy m.in. z takich narzędzi jak Azure, Angular, .Net. Więcej informacji o naszych stanowiskach można znaleźć na stronie Dover Fueling Solutions na LinkedIn.

ST: Bardzo dziękuję Ci za poświęcony czas oraz dużą dawkę wiedzy i inspiracji.

A.P.: Ja również bardzo dziękuję za zaproszenie do rozmowy i możliwość podzielenia się moim doświadczeniem i pasją, jaką jest HR.

Z Anna Pawłowską- Żyłą rozmawiała Karolina Wonchala — Founder Simply Talented.

Share:

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on pinterest
Pinterest
Share on linkedin
LinkedIn
On Key

Related Posts