Co w ogóle kryje się za skrótem ATS? 

Applicant Tracking System, czyli najprościej mówiąc  system do zarządzania rekrutacją.

Zgodnie uważamy odpowiedni ATS za “game-changera” – wyjaśnię dziś, dlaczego.

        1. Oszczędność czasu i porządek

Odpowiedni ATS ma nam pomóc zaoszczędzić czas i skupić się na automatyzacji naszych działań. Zdecydowanie przyczynia się do uporządkowania aplikacji i procesów: 

• skupia wszystkie CV w jednym miejscu,   
• pozwala budować pipeline,     
• przeglądać aplikacje – odrzucać je, zachowywać czy przekazywać dalej bez konieczności szukania po folderach na pulpicie czy arkuszach w Excelu. 
• pozwala zautomatyzować komunikacje

Prawda, że brzmi jak oszczędność czasu?

         2. RODO i kwestie ochrony danych

Zgody i klauzulę o przetwarzaniu danych osobowych które potrzebujemy do rekrutacji najłatwiej uzyskać automatyzując ten prces przez swój ATS, który daje możliwość zaznaczenia odpowiednich zgód i klauzul już przy procesie aplikowania,  

Zrobienie tego jest wyjątkowo proste: wymaga tylko zaznaczenia odpowiedniego okienka. Rozwinięte ATS posiadają także przypomnienia o wygasających zgodach na przetwarzanie danych oraz dają możliwość zautomatyzowanego wysłania powiadomienia o ich odświeżeniu.

           3. Oferty pracy/job board

Kolejną świetną opcją oferowaną nam przez ATS jest płynne i sprawne połączenia naszego systemu z różnymi portalami do publikacji ogłoszeń o pracę jak:

• Linkedin,
• Glassdoor
• Indeed….                                                                                                                                                                                                                             

Taka integracja oznacza, że umieszczając ogłoszenie w naszym systemie pojawia się ono nie tylko na naszej stronie kariery, ale też automatycznie na portalach współpracujących z danym ATS.

Dodawanie nowych ogłoszeń z poziomu systemu lub zachęcanie do aplikowania przez spersonalizowany link, prowadzący do naszego ATS sprawia, że każda napływająca aplikacja ląduje bezpośrednio w naszym systemie wraz z wyżej wspomnianymi zgodami RODO, a my nie musimy ciągle sprawdzać maila w oczekiwaniu na ewentualne zgłoszenia. 

         4. Poprawa jakości candidate experience

Dobrze wiemy, nawet jako osoby będące po tej drugiej stronie biurka, że nikt nie lubi zostawać bez feedbacku. 

ATS i jego niezawodne możliwości automatyzacji pomagają i tu – z poziomu systemu możemy wysyłać automatyczne wiadomości do kandydata 

• z informacja na jakim się znajduje 
• utrzymywać z nim kontakt jeśli rekrutacja się przedłuża
• zbierać dodatkowe dane
• zadawać pytania 
• zostawić przestrzeń dla kandydata do zadawania pytań  

                                                                                                                                                                                        Przykładowo – nasi kandydaci dostają wiadomość, że właśnie przeglądamy ich aplikacje w momencie kiedy zostanie przesunięta do etapu ‘’Reviewing’’  

Jest to nie tylko wygodne, lecz także pozwala na utrzymywanie pozytywnych relacji z kandydatem dzięki wzbudzeniu jego zaufania i byciu stale “na łączach” 

           5. Liczby, statystyki i analiza 

ATS to ogromne zbiorowisko danych, liczb i statystyk, które są nam potrzebne do analizy, wyciągania wniosków i usprawniania procesu rekrutacyjnego.

Systemy ATS posiadają wiele opcji raportowania jak np:

• powód odrzucenia aplikacji / rezygnacji kandydata
• żródło aplikacji
• średni czas do zatrudnienia
• ilość wizyt na stronie karier 
• itp

Monitorowanie  tych statystyk pozwala nam generować raporty i analizować dane, a także to, na co zwracać uwagę przy rekrutacji kolejnych osób, a to z kolei prowadzi nas do ciągłego ulepszania naszych procesów i wyciągania wniosków.